Интервюто е публикувано в брой декември/2017 г. на сп. Ютилитис.
___

Господин Димитров, как се става експерт в управлението на автопаркове и кое е специфичното за тази професия

Мога да кажа за себе си как станах експерт в тази област – с много работа и решаване на различни казуси и проблеми, свързани с автомобилите. Специфичното за нашата професия е денонощната работа. Докато колите, за които се грижим, са в движение, има потенциален риск от повреда или произшествие – възможно е да се наложи да координираме действия дистанционно или да отидем на мястото на събитието.

Много хора свързват нашата професия единствено с обслужването, ремонта на колите и смяната на гумите. Да, това е голяма част от нашата работа, но основната ни дейност е да гарантираме сигурност и спокойствие на нашите колеги и клиенти, които използват автомобилите.


Кои са най-важните аспекти, които трябва да се имат предвид при управлението на корпоративен автопарк?

Планиране, превенция, правила за управлението на автомобилите и контрол. При повечето фирми автопаркът е едно от основните разходни пера на финанси и време. Затова изключително важно е разходите и дейностите да бъдат добре планирани. За разходите се прави бюджет, който може да изглежда различно за всяка компания, но в основата си съдържа еднаква информация за различните групи разходи.

За правилно бюджетиране най-важните аспекти са километрите и броят на колите. Дейностите по колите се планират на база изисквания на производителите на автомобилите за периодична подмяна на консумативи, както и на база история и превантивни мероприятия.

Грижата за колите много наподобява грижата за собственото ни здраве, затова е важна превенцията. Когато повредите са малки, се отстраняват бързо и с малки разходи. Когато са големи, струват скъпо и са продължителни. Важно е колите да преминават периодично на профилактични прегледи, където да се проверяват основните възли и агрегати и проблемите да се отстраняват в зародиш. Това дава възможност дори извънредните ремонти до голяма степен да се планират и да се намалят разходите.

Правилата за управление на автомобилите са едно от най-ключовите неща за управлението на автопарка. Много е важно да разработим правила, които са ясни, обективни и които не пречат на хората да вършат своята работа. В същото време правилата трябва да дефинират ясни отговорности за всички, които използват или се грижат за автомобилите.

Имам познат, който казва „Контрол, контрол и само контрол“. Тази дейност ни дава възможност да разберем къде се намираме спрямо плановете ни и да правим навременни корекции. Контролът трябва да бъде по ключови показатели и да бъде постоянен.


Има ли разлика при управлението на автопарк с 20 и с 200 автомобила?

И 20, и 200 автомобила се управляват по еднакъв начин с еднаква поредица от действия. Разликата е във времето, което трябва да им отделиш, и в ресурса, който ще изразходваш за автомобилите.


Кои са петте най-важни стъпки, които трябва да се имат предвид в управлението на автопарк?

На първо място поставям това автопаркът да бъде управляван от професионалисти. Без значение от броя на автомобилите и дали се управляват от служител или външна фирма, хората, които отговарят за автопарка, трябва да знаят какво правят. Нашата работа пряко рефлектира върху разходите на дружествата, за които работим, върху сигурността по пътищата и върху околната среда. Все неща, които са важни за всеки човек.

На второ място бих поставил правилата. Да се създадат документи, регламентиращи правилата за използването на автомобилите и грижата за тях, е основата. Това е като бизнес плана за един бизнес. Ако го нямате или не е направен както трябва, обречени сте на провал. В тези документи трябва ясно да се опишат всички процеси в последователност, да се регламентират сроковете за изпълнение и да се посочат отговорните лица. Така се създават стандарти в управлението на авто-парка и има възможност да се търси отговорност на хората, които се отнасят небрежно и разхищават едни от най-скъпите ресурси на всяка компания, която използва автомобили за дейността си.

На следващо място поставям изготвянето на бюджет за разходите и план за дейностите по колите. Планирайте разходите по месеци, по разходни центрове (различни отдели, регионални структури и др., подходящи за структурата на самата компания) и по основни групи (гориво, застраховки, ремонти, части и консумативи, амортизации и/или наем, данъци и такси). Изгответе график за основните дейности по колите, така че те да не пречат на бизнеса – смяна на гуми, смяна на консумативи, профилактични прегледи, преминаване на ГТП, подновяване на застраховки и т.н.

Като четвърто бих отбелязал превантивните дейности по колите. Както споменах преди малко, грижата за една кола е като грижата за здравето ни. Много компании тичат след проблемите по колите, вместо да ги предвиждат.

Превантивните действия дават възможност да се планират повечето дейности по колите и да се предотвратят аварии на пътя и злополуки, причинени от техническа неизправност. Превантивните действия са инструмент за намаляване на разходите.

Систематизиране на данните. Създайте инструменти, където систематично да се обработват данните за автопарка. Кой, къде, кога използва автомобилите, колко километра изминава, какви разходи се правят по колите и за какво, както и други, които са важни за дейността на конкретната фирма. Така създавате база данни, която дава възможност за анализи, които да бъдат отправна точка за предприемане на действия за подобряване на дейността на авто-парка и намаляване на разходите.


Какъв е най-големият процент намаление на разходи, който сте постигали с вашите клиенти?

Не винаги намаляването на разходите е приоритет в нашата работа. На първо място трябва да се погрижим за сигурността и комфорта на хората и да осигурим непрекъсваемост на бизнеса, който обслужваме. Въпреки това, на местата, на които сме внедрявали системата, по която работим, винаги сме постигали резултат с намаляване на разходите. Не мога да кажа дали това е най-добрият резултат, който сме постигали, но мога да го дам като пример: дистрибуторска компания, работеща в цялата страна – намалени километри за дистрибуция с 5% (300 хил. км годишно); намалени разходни норми на колите с 10%; намалено тарифно число за застраховки с 20%; подобрени условия за закупуване на части и консумативи, както и ремонти по колите между 10 и 15%; намалена щетимост от 170% на 95% при намалените тарифни числа. Всеки собственик на бизнес може сам да пресметне как би се отразила тази промяна в неговия бизнес.